@Retain

Seguendo le linee guida per la conservazione a norma espresse dalla Agenzia per l'Italia digitale @ Retain fornisce gli strumenti per la configurazione e la gestione del processo di conservazione basandosi sul concetto di "tipologia di conservazione". Ciascuna tipologia di conservazione possiede i propri parametri di gestione (n. di pacchetti di versamento/archiviazione prodotti, frequenza, dimensione..) ed i propri controlli di consistenza (formati dei documenti, validità delle firme, integrità, presenza dei metadati minimi..)

@ Retain è in grado di rappresentare correttamente lo svolgimento del procedimento amministrativo mediante il supporto completo delle funzioni di fascicolazione con modalità differenziale. Ogni qual volta viene modificata la struttura di un fascicolo, anche se esso è già stato versato in conservazione, @-Retain reagisce aggiornando nel sistema di conservazione a norma solo le informazioni che sono necessarie (funzione dipsonibili solo su alcuni poli di conservazione).

In tal modo @-Retain ottimizza l'occupazione di spazio ed i costi correlati al servizio di conservazione e nello stesso tempo è in grado di offrire all'atto della esibizione l'insieme dei documenti di un fascicolo corredato dalle evidenze di conservazione che permettono di ricostruire lo svolgimento nel tempo del processo documentale amministrativo sotteso.

@Retain fornisce una soluzione di gestione della conservazione a norma in grado di fornire la massima certezza giuridica possibile ai procedimenti documentali pubblici e privati.

La soluzione offre una avanzata interfaccia amministrativa in tecnologia web ajax per il responsabile della conservazione nella quale è possibile monitorare il processo di conservazione, supervisionare la creazione e l'invio dei pacchetti di versamento ai conservatori esterni, identificare eventuali errori o non conformità sui documenti prima che essi tentino di essere versati in conservazione a norma, ricercare e recuperare i pacchetti di versamento per l'esibizione anche partendo da uno specifico documento.